Как составить техническое задание, по которому фонд будет платить

Документ, по которому фонд потом платит

У заявителя на руках бизнес-план, финансовая модель, смета и календарный план, и вопрос звучит так: зачем к ним ещё одно описание проекта. У фонда на это прямой ответ. Техническое задание – документ проекта, определяющий порядок и условия работ по проекту, в том числе цель, задачи и ожидаемые результаты, и он является приложением к договору займа¹. Руководство фонда называет задание основным документом проекта: им заявитель устанавливает цели и задачи, номенклатуру и назначение продуктов проекта, технические и иные значимые характеристики проектируемого производства и порядок контроля качественных параметров².

Работать этот документ начинает после подписания договора. Техническое задание входит в договор займа приложением, и по нему фонд акцептует платежи со счёта займа, принимает квартальные отчёты и закрывает проект актом о завершении¹.

Ниже всё считается на одном проекте. Завод выпускает асинхронные электродвигатели общепромышленного исполнения и ставит участок под взрывозащищённое исполнение: линия намотки статоров, установка вакуумно-нагнетательной пропитки, обрабатывающий центр под корпуса и стенд приёмо-сдаточных испытаний. Бюджет проекта 190 млн ₽: 150 млн завод берёт займом по «Проектам развития», 40 млн вкладывает сам, и это чуть больше обязательных двадцати процентов бюджета⁶.

Директор завода начинает с понятного: на что разрешено потратить эти 150 млн. Техническое задание сужает вопрос: что именно вы покупаете и с какими характеристиками. Линия намотки, пропиточная установка, обрабатывающий центр и испытательный стенд попадут в раздел 3 задания поимённо, с техническими характеристиками и количеством, и оплатить из займа завод сможет ровно их. Оснастка, которую завод решит докупить уже по ходу монтажа, платежа не получит, пока фонд не согласует изменение задания. Значит, состав закупок закрывается до подписания договора, а не по факту работ на площадке.

Первое, что нужно знать про задание, – на каком этапе его ждут.

Когда задание просят и в каком виде

Руководство фонда ставит срок прямо: техническое задание предоставляется фонду на этапе подготовки проекта к комплексной экспертизе². Там же сказано, что происходит с документом дальше: после заключения договора займа техническое задание в сокращённом виде включается приложением в договор целевого займа и служит инструментом контроля реализации проекта².

Из этой фразы следует устройство всей работы. Заданий фактически два. Развёрнутое пишется под экспертизу и разложено руководством на семнадцать разделов². Сокращённое подписывается вместе с договором и состоит из шести³. Второе вырастает из первого, поэтому развёрнутое задание пишется с оглядкой на то, что из него уйдёт в договор и будет исполняться под контролем фонда.

В действующем перечне документов заявки по «Проектам развития» техническое задание отдельной строкой не стоит: в группе документов проекта там бизнес-план, финансовая модель и календарный план⁷. Дату, к которой задание должно быть написано, задаёт руководство, и это комплексная экспертиза².

Требования к самому тексту руководство формулирует отдельно. Задание должно быть кратким и чётким и не допускать различных толкований. Термины и обозначения берутся из соответствующих стандартов, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе. Специфическая терминология сопровождается перечнем терминов с разъяснениями, аббревиатуры расшифровываются².

Объём этой работы виден по составу разделов.

Семнадцать разделов развёрнутого задания

Руководство ведёт заявителя по разделам и ставит комментарии по заполнению прямо в тексте стандартной формы². Перед первым разделом стоит общее требование: задание должно давать исчерпывающее описание соответствия проекта обязательным требованиям выбранной программы, и эти требования у каждой программы свои².

У четырёх разделов требования расписаны подробнее остальных. Раздел 7 просит назвать соисполнителей поимённо, и не из вежливости: ключевым исполнителем руководство называет поставщика, сумма договоров с которым составляет 20 и более процентов от суммы займа и оплачивается из средств фонда². Стандарт отбора добавляет к этому вторую границу – договор дороже 200 млн ₽⁵. Если состав исполнителей ещё не определён, в задании указывается предполагаемый состав, порядок отбора и срок, когда отбор состоится².

Раздел 11 требует поименовать все разрешительные процедуры, в отсутствие которых производство продукта проекта или работа производственного комплекса будут нелегитимными, со ссылками на нормативные документы, определяющие порядок их прохождения². Раздел 13 разворачивается в двенадцать подразделов, от численных значений параметров продукта и точности их определения до требований по стандартизации, безопасности, надёжности и сертификации². Раздел 14 ставит патентные исследования по ГОСТ Р 15.011-96 и требует показать, какие чужие охранные документы способны помешать применению результата в России и в странах поставки².

Состав разделов задаёт программа. Тем же приказом фонд утвердил второе руководство по техническому заданию, для «Повышения производительности труда», и разделов там пять: основание для проведения работ, тема и цель проекта, исполнители, продукт проекта и состав оборудования⁸. Основание в нём тоже другое: включение заявителя в региональную программу повышения производительности труда, наличие дорожной карты мероприятий и сертификат Федерального центра компетенций⁸.

В договор из этих семнадцати разделов уходит шесть.

Шесть разделов, которые уходят в договор

В типовой форме договора целевого займа техническое задание – приложение № 1, и вариантов его три. Вариант 1 применяется ко всем проектам, кроме двух особых направлений. Вариант 2 – к проектам на повышение уровня автоматизации и цифровизации промышленных предприятий. Вариант 3 – к формированию складских запасов для станкоинструментальных производств³.

В базовом варианте шесть разделов: задачи и цели проекта, продукт проекта, состав оборудования, состав комплектующих и материалов, права на результаты интеллектуальной деятельности и состав радиоэлектронной продукции³. Два требования внутри них легко пропустить. В разделе 1 обязателен фактический адрес территории реализации проекта, в разделе 2 – результат проекта в натуральном выражении³. Раздел 4 включается в задание не всегда: только если комплектующие и материалы покупаются по направлению целевого использования, связанному с приобретением промышленного оборудования, его монтажом и наладкой. Оснастка к оборудованию из раздела 3 в раздел 4 не идёт³.

Главный раздел договорного задания – третий. Вот как он выглядит в самой форме.

Вариант 2 устроен иначе. Вместо продукта проекта там описание внедряемых цифровых и технологических решений, а в разделе 1 появляется периметр проекта: перечень задействованных предприятий группы, структурных подразделений и видов продукции либо указание, что периметром является предприятие целиком. Там же задаётся порядок расчёта выручки, учитываемой в периметре, и обязательный процентный прирост выработки на одного сотрудника, который считается по методике приложения № 1.1 к договору³. Вариант 3 обходится одним разделом: задачи и цели проекта с объёмом складского запаса в натуральном и стоимостном выражении³.

До того как задание станет приложением к договору, его читает эксперт.

Кто читает задание

Научно-техническая экспертиза – одно из направлений комплексной экспертизы проекта⁵, и техническое задание для неё основной материал: руководство прямо говорит, что данные задания формируют основные выводы экспертов². Отсюда объём разделов 1–6 задания, которые заявителю кажутся лишними: публикации, патенты, задел, сравнение с мировым уровнем – это и есть предмет работы эксперта.

У этого направления в стандарте отбора особое положение. Комплексная экспертиза прекращается досрочно при критических замечаниях, которые нельзя устранить в отведённый срок, но критические замечания научно-технической экспертизы из этого правила исключены. Такой проект всё равно выносится на экспертный совет, и совет решает: согласиться с выводами экспертизы или направить проект на повторный анализ в ту же экспертную организацию. Если критические замечания устранены, проект рассматривается советом повторно⁵.

Организацию для такой экспертизы фонд выбирает по квалификации, и планка в стандарте высокая: не меньше трёх лет работы по аналогичным экспертизам, не меньше десяти проведённых экспертиз и трёх из них за предшествующий год, минимум двадцать экспертов с учёной степенью и трёхлетним стажем либо с профильным дипломом и десятью годами в предметной области. Отдельным вариантом соответствия названы индекс Хирша выше десяти или больше пятнадцати публикаций в рецензируемых журналах⁵.

Там же стоит норма, которая определяет границы любого подрядчика по подготовке заявки: организации, привлечённые заявителем для подготовки заявки или отдельных документов в её составе, не могут рассматриваться как независимые специализированные организации в рамках экспертизы проекта фондом⁵. Проще говоря, тот, кто пишет задание, экспертизу по нему не проводит.

Эксперт сверяет задание с остальным комплектом документов, и часть полей обязана совпасть буквально.

С чем задание обязано сойтись

Первая сшивка задана руководством в разделе о сроках: заявитель указывает срок начала и окончания работ с даты выдачи займа до завершения проекта, и техническое задание в этой части должно быть согласовано с календарным планом². Написано это как требование к заданию, а работает в обе стороны: расходятся даты – расходятся два приложения одного договора.

Вторая сшивка идёт со сметой и встроена прямо в форму задания. В разделе 6 приложения № 1 стоит колонка с номером статьи затрат по смете.

Третья сшивка проверяется деньгами, и каждый раз заново. Фонд акцептует операцию по расходованию средств займа после рассмотрения документов на соответствие смете проекта, а также перечню закупаемых товаров, работ и услуг, если он приведён в техническом задании проекта¹. В том же стандарте стоит зеркальное основание для отказа: характер операции не соответствует целям и задачам проекта, приведённым в техническом задании¹.

Пока проект идёт по плану, всё это не видно. Видно становится при первой же правке.

Во что обходится изменение задания после договора

Цена правки зависит от того, какой слой задания она задевает. Фонд разложил это по ступеням, и разброс между крайними ступенями – от письма в комплекте документов на акцепт до платы в полмиллиона рублей.

Примечание. Ступени собраны по регламенту согласования операций, п. 2.6⁴, стандарту мониторинга, пп. 10.2 и 10.3¹, и стандарту отбора, п. 6.30⁵.

Две строки стоит развернуть. Смена типа оборудования оформляется обращением в личном кабинете заёмщика, и оплата по изменённой номенклатуре становится возможной только после проведения необходимых экспертиз и согласования фондом⁴. Изменение же технических характеристик приобретаемого товара экспертиз не требует вовсе: в комплект документов на акцепт добавляется официальное письмо с обоснованием⁴. Граница между этими двумя случаями проходит по формулировке раздела 3 задания, и написана она заявителем.

Второе, что задание меняет в статусе проекта, – определение реструктуризации. Изменение сметы в части направлений использования средств займа и состава приобретаемого имущества и изменение технического задания из понятия реструктуризации прямо исключены¹. То есть это не смягчение условий займа, а управление изменениями в проекте, и идёт оно по своему порядку.

Семнадцать разделов до экспертизы, шесть в договоре, и каждая строка третьего раздела потом стоит между заводом и деньгами на счёте. Мы пишем задание под требования вашей программы и сводим его со сметой и календарным планом – при подготовке и при каждом изменении по ходу проекта.

После выдачи займа задание живёт ещё несколько лет, и всё это время фонд сверяет с ним отчётность заёмщика.

Как выполнение задания принимают

Мониторинг реализации проекта фонд ведёт до подписания акта о завершении проекта и проверяет выполнение календарного плана, технического задания и требований к проекту по условиям программы¹. Источников у мониторинга два: документы квартального отчёта и материалы контрольных мероприятий у заёмщика¹.

В квартальной пояснительной записке заёмщик подробно излагает существо отклонений проекта от значений, установленных на момент заключения договора и приведённых в техническом задании, смете и календарном плане, а также описывает, как он этими отклонениями управляет, и называет сроки устранения нарушений⁹.

Отчёт о реализации проекта устроен как прямая сверка с заданием. Первая таблица идёт строками «название задачи или цели проекта и требования к продукту проекта в соответствии с техническим заданием», напротив каждой – достигнутый результат с отметкой «выполнено в запланированном объёме», «частично выполнено» или «не выполнено» и подтверждающие документы с полным наименованием, датой и номером⁹. Вторая таблица заполняется при отклонениях: само отклонение от требования задания, описание, причины и оценка степени их существенности для проекта⁹.

Отдельной строкой в комплекте подтверждающих документов идут документы о комплектации поставленного оборудования перечнем позиций, заявленных в техническом задании: техническая спецификация, паспорт оборудования, бухгалтерская справка⁹. Здесь и выясняется, насколько точно были написаны характеристики в разделе 3.

Закрывается всё актом о завершении проекта, который подписывают заёмщик и фонд после полного погашения займа. В акте фиксируется статус исполнения технического задания, сметы проекта, календарного плана и целевых показателей эффективности на момент погашения¹.

Всё описанное выше – федеральные правила. У региональных фондов задание живёт по-своему.

Регионы: свой бланк, свой этап, свои разделы

У федеральных «Проектов развития» заём начинается со 100 млн ₽⁶, и проект меньшего размера заявитель ведёт в региональный фонд. Там первым делом меняется ответ на вопрос, нужно ли задание вообще. По корпусу документов проекта техническое задание названо в составе документов заявки у 45 программ из 289 и встречается в тринадцати фондах из двадцати шести разобранных. У шести программ в перечне прямо сказано, что задание не требуется¹¹.

Своё руководство со звёздочками. Ставропольский фонд утвердил руководство по подготовке технического задания наблюдательным советом в 2017 году и ввёл приказом от 20.09.2017¹⁰. Разделов там восемнадцать, и десять помечены звёздочкой: это предмет специального анализа при научно-технической экспертизе. Информацию из помеченных разделов заявителю разрешено вынести в отдельный документ – пояснительную записку, и составляется она по ГОСТ 7.32-2001¹⁰. В федеральном руководстве ни звёздочек, ни пояснительной записки нет².

Своё задание под каждую программу. Пензенский фонд выложил три разные рекомендации по формированию задания. По «Проектам развития» в задании три раздела, по «Повышению производительности труда» четыре – добавлено основание для проведения работ, а по «Роботизации» третий раздел называется «Перечень роботов и робототехнических устройств в проекте»¹². Кемеровский фонд по программе внедрения маркировки пошёл дальше и вписал задачу проекта в форму за заявителя: в приложении к чек-листу сказано, что задачей проекта является переоборудование производственных линий под нанесение средств идентификации, а заявителю остаётся выбрать группу продукции и заполнить таблицы¹³.

Один бланк на два документа. Нижегородский фонд соединил календарный план и задание в одну форму «Календарный план и техническое задание реализации проекта»: сверху сетка плана по кварталам, снизу пять разделов задания¹⁴. Разойтись между собой два документа в такой форме не могут физически, зато и правится она целиком.

Чужие руководства и чужие адреса. Фонд Севастополя взял федеральное руководство и переписал его под себя, выбросив пять блоков программных критериев и оставив один сводный список признаков сразу на все свои программы¹⁵. Руководство по формированию технического задания, выложенное фондом Республики Мордовия, просит предоставить задание фонду развития промышленности Калининградской области и называет этапом входную экспертизу, а не подготовку к комплексной¹⁶.

Значит, до первой строки задания надо знать две вещи о своём фонде: по какой форме он его принимает и на каком этапе ждёт. Проверяется это в одном месте – в действующем перечне документов и бланках того фонда, куда идёт заявка.